Privacyverklaring

1. Welke gegevens verzamelt Psychepolis?

Wanneer je een beroep doet op de diensten van Psychepolis, worden onder meer de volgende gegevens van jou verzameld:

• Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, rijksregisternummer;
• Administratieve gegevens: mutualiteit, huisarts, verwijzer, verzekeringsgegevens;
• Gezondheidsgegevens: anamnese, klachten, diagnose(s), testresultaten, sessieverslagen, behandelplan, medicatie, correspondentie met andere zorgverleners;
• Financiële gegevens: facturatie- en betaalgegevens.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van art. 9 GDPR en genieten een verhoogde bescherming.

Psychepolis kan ook persoonsgegevens over jou ontvangen van iemand die gebruikmaakt van onze diensten. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer jij een familielid, ouder of zorgverlener bent van een persoon in behandeling en jouw gegevens relevant zijn voor de dienstverlening aan die persoon.

Bij het invullen van een contactformulier of het versturen van een e-mail via de website van Psychepolis worden de volgende gegevens verzameld: naam, e-mailadres, telefoonnummer (indien meegedeeld) en de inhoud van je bericht.

Deze gegevens worden opgeslagen in de beveiligde databanken van Psychepolis (elektronisch patiëntendossier) of in veilig bewaarde papieren bestanden. Tijdens het verstrekken van de diensten kunnen bijkomende gegevens aan deze databanken/bestanden toegevoegd worden.

2. Waarom worden je gegevens verwerkt?

Psychepolis verwerkt jouw persoonsgegevens in hoofdzaak omdat dit nodig is om de zorgdiensten te kunnen leveren en beheren waarvoor onze tussenkomst wordt gevraagd (inclusief afsprakenbeheer, facturatie, oplossing van klachten of technische problemen).

De rechtsgronden voor deze verwerkingen zijn:

• Art. 9.2.h GDPR — verstrekken van gezondheidszorg door of onder verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar die gebonden is door het beroepsgeheim;
• Art. 6.1.b GDPR — uitvoering van de zorgovereenkomst;
• Art. 6.1.c GDPR — wettelijke verplichtingen (o.a. facturatie, attesten, wet Kwaliteitsvolle Praktijkvoering);
• Art. 6.1.f GDPR — gerechtvaardigd belang (bv. beveiliging en goede werking van de website).

Onze zorgverleners zijn gehouden tot het beroepsgeheim (art. 458 Strafwetboek en de deontologische codes van hun beroepsvereniging, o.a. de Psychologencommissie). Jouw persoonsgegevens worden enkel bewaard, ingekeken en gebruikt voor zover dat noodzakelijk is voor deze diensten.

Jouw persoonsgegevens worden via de website van Psychepolis verzameld en verwerkt:

• wanneer je het contactformulier invult of ons rechtstreeks een e-mail stuurt;
• bij het surfen op www.psychepolis.be, om deze website te verbeteren en om veiligheidsredenen (technische logs).

3. Met wie worden je gegevens gedeeld?

Psychepolis deelt jouw persoonsgegevens alleen met derden als wij ervan overtuigd zijn dat dit redelijkerwijs nodig is:

• voor het verstrekken en beheren van de zorgdiensten waarvoor er op ons een beroep wordt gedaan. Hiervoor kunnen meer bepaald de volgende derden jouw persoonsgegevens ontvangen: onze IT-dienstverleners (hosting, elektronisch patiëntendossier, e-mail), online-afsprakensystemen, onze boekhouder, en — mits jouw uitdrukkelijke toestemming — je huisarts of andere behandelende zorgverleners. Elke externe verwerker is gebonden door een verwerkersovereenkomst conform art. 28 GDPR;
• je mutualiteit, uitsluitend voor terugbetaling en met jouw medeweten;
• om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties;
• om rechtsvorderingen in te stellen of om zich tegen rechtsvorderingen te verdedigen. Hiervoor kunnen jouw persoonsgegevens worden overgemaakt aan rechtbanken, gerechtsdeurwaarders en advocaten, indien dat nodig blijkt.

Psychepolis vraagt je om toestemming voordat wij gegevens gebruiken voor andere doeleinden dan degene die hierboven staan beschreven. Indien je toestemming hebt gegeven, kan je deze te allen tijde intrekken door ons te contacteren via info@psychepolis.be of per brief op Psychepolis, Kapelsesteenweg 402, 2930 Brasschaat. De intrekking van jouw toestemming doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van jouw persoonsgegevens vóór de intrekking van jouw toestemming.

Jouw persoonsgegevens worden nooit verkocht of doorgegeven aan derden voor direct-marketing- of reclamedoeleinden.

4. Beveiligingsmaatregelen

Psychepolis doet zijn uiterste best om zichzelf en zijn cliënteel te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in ons bezit zijn. In het bijzonder geldt het volgende:

• Psychepolis evalueert periodiek en systematisch de handelswijze met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen;
• Wij gebruiken versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS), toegangsbeheer per zorgverlener, sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie op professionele accounts en periodieke back-ups;
• Psychepolis beperkt de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers, contractanten en zorgverleners die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Deze personen zijn onderworpen aan strenge contractuele en deontologische vertrouwelijkheidsverplichtingen en kunnen worden bestraft of ontslagen als ze niet voldoen aan deze verplichtingen.

5. Wat zijn je rechten bij het verwerken van je gegevens?

Mensen maken zich op verschillende manieren zorgen over hun privacy. Om hieraan tegemoet te komen, geeft de GDPR je verschillende rechten:

• Recht op inzage: Je mag altijd gratis bekijken welke persoonsgegevens Psychepolis van jou verwerkt. Je krijgt ook info over waarom en hoe je gegevens worden gebruikt, hoe lang ze worden bewaard, wie ze ontvangt en van waar ze komen.
• Recht op een kopie: Je kan gratis een kopie van je gegevens krijgen. Voor extra kopieën mag Psychepolis een administratieve kost aanrekenen.
• Recht op verbetering: Zijn je gegevens fout of onvolledig? Dan mag je vragen om ze te verbeteren of aan te vullen. Tot dat gebeurd is, kan je vragen om de verwerking tijdelijk te pauzeren, behalve in enkele uitzonderingen.
• Recht op overdraagbaarheid: Met betrekking tot automatisch verwerkte gegevens die je zelf hebt gegeven, kan je vragen dat Psychepolis deze in een machineleesbaar formaat (bv. XML) aan jou of aan een andere partij bezorgt.
• Recht om toestemming in te trekken: Als je gegevens verwerkt worden omdat jij toestemming gaf, kan je die toestemming op elk moment intrekken en vragen dat je gegevens worden verwijderd. Wat al verwerkt werd, blijft wel rechtmatig.
• Recht op verwijdering: Als je aangeeft jouw persoonsgegevens te willen laten wissen, dan zal Psychepolis zo snel mogelijk tot wissing overgaan, tenzij wij die gegevens wettelijk gezien moeten bewaren of mogen bewaren voor legitieme zakelijke of juridische doeleinden. In plaats van verwijderen kan je ook vragen dat ze wel bewaard blijven maar niet meer verwerkt worden.
• Recht op bezwaar: Worden je gegevens verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang van Psychepolis? Dan kan je je daartegen verzetten. Bij directe marketing stopt de verwerking altijd. In andere gevallen kan Psychepolis toch verder verwerken als er dwingende redenen zijn. Intussen kan je vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op beperkte verwerking: In bepaalde situaties kan je vragen dat je gegevens wel bewaard blijven maar tijdelijk niet verwerkt worden, bijvoorbeeld wanneer jij ze zelf nog nodig hebt voor een rechtsvordering. In enkele wettelijke uitzonderingen mag Psychepolis toch blijven verwerken.

Daarnaast heb je op grond van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt recht op inzage in en afschrift van je patiëntendossier. Dit verzoek richt je aan je individuele zorgverlener.

Wanneer je jouw persoonlijke gegevens bijwerkt, kan Psychepolis je vragen jouw identiteit te verifiëren voordat we jouw verzoek kunnen verwerken. Psychepolis kan bovendien verzoeken weigeren die onredelijkerwijs worden herhaald, onevenredige technische inspanningen vereisen, de privacy van anderen in gevaar brengen of zeer onpraktisch zouden zijn (zoals verzoeken met betrekking tot gegevens die zich op back-upsystemen bevinden).

Indien je meent dat Psychepolis jouw persoonsgegevens niet rechtmatig verwerkt en jouw privacyrechten niet respecteert, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be — Drukpersstraat 35, 1000 Brussel). Je wordt wel vriendelijk verzocht om klachten eerst aan Psychepolis voor te leggen, zodat we samen naar een snelle oplossing kunnen zoeken.

6. Hoe (lang) worden jouw gegevens bewaard?

Psychepolis hanteert de volgende bewaartermijnen voor jouw gegevens:

Nadien zal Psychepolis jouw persoonsgegevens wissen. Je hebt dan nog wel het recht om deze door Psychepolis voorlopig te laten bewaren, zonder dat wij deze gegevens kunnen gebruiken voor onze diensten, indien je deze gegevens nog nodig heeft in het kader van rechtsvorderingen. Je kan hiervoor Psychepolis contacteren op info@psychepolis.be.

Psychepolis verwerkt en bewaart jouw persoonsgegevens in principe op servers binnen de Europese Economische Ruimte, waar de GDPR van toepassing is. Wanneer dit toch noodzakelijk zou zijn, gebeurt doorgifte buiten de EER uitsluitend met passende waarborgen (adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

Als Psychepolis betrokken is bij een fusie, overname of overdracht van activiteiten, blijven wij de vertrouwelijkheid van jouw persoonlijke gegevens waarborgen en stellen wij ons cliënteel op de hoogte voordat persoonlijke gegevens worden overgedragen of onderworpen aan een ander privacybeleid.

7. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die worden aangeboden door Psychepolis, evenals op het gebruik van de website www.psychepolis.be.

8. Hoe wordt de naleving van deze privacyverklaring gecontroleerd en hoe wordt omgegaan met klachten?

Psychepolis controleert regelmatig of wij voldoen aan onze eigen privacyverklaring. Wanneer Psychepolis formele schriftelijke klachten ontvangt, nemen wij contact op met de persoon die de klacht heeft ingediend om vervolgacties te bespreken. Klachten en vragen kan je richten aan info@psychepolis.be.

9. Hoe worden wijzigingen aan deze privacyverklaring gecommuniceerd?

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Psychepolis zal alle wijzigingen van de privacyverklaring op deze pagina aangeven. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.